歓迎会の季節がやってきます。幹事さんになると会場選びから参加者への誘いから、大変な作業が続きますが、参加者みんなが喜ぶ幹事さんになりましょう。
幹事の腕は会場選びで決まる
幹事さんの腕の見せ所は、会場選びで決まってしまいます。
お店の雰囲気が合わないと、せっかくの場も盛り上がりに欠けるなんていうこともあるでしょう。
予算や人数を考慮して歓迎会に最適な会場を選ぶことができれば、幹事の評価もあがることは間違いありません。
そのためには、下見は欠かせないので手間を惜しまず調べましょう。
とは言っても下見ばかりしていると、お財布に負担がかかりますから、ネットで調べたり友達にも聞くなりして目星をつけて下見をしましょう。
もし、あなたの行きつけのお店で歓迎会が開けるのならベストですが、実際はそううまい具合には行かないでしょう。初めてのお店になることが多いものです。
できれば、下見に行ったついでにお店に名刺くらいは渡しておきましょう。また、予約を取ったなら当日の担当者と歓迎会の趣旨などの話ができればベターでしょう。
料理選びも幹事の腕
若い男性が多い歓迎会ならボリュームがある方がいいでしょうが、普通歓迎会は年齢層も幅がありますし、女性も参加することなどから、揚げ物てんこもりのような物でなく、サラダなどヘルシー路線のメニューがバランス良く入ったコースを選びましょう。
飲み放題などがある場合には、対象がどのドリンクなのか、参加者がたくさんお酒を飲むのかなど、事前にしっかり確認しておきましょう。
女性が参加する場合ではドリンクメニューの内容も気にかけてあげましょう。
お酒の飲み方にも注意が必要かと思います。特に新人の歓迎会は、新入社員と先輩が交流することが目的ですので、幹事としてはただの飲み会にしてはいけないと思います。
新入社員が酔っ払いすぎたり、先輩社員がいきなり新入社員を説教などすることがないように気配りしながら、新旧の交流ができるようにしましょう。
幹事は最初から最後まで責任を
幹事になると、会場選びから食べ物飲み物の選択など大変ですが、その他にも会費の徴収から歓迎会の進行、主賓の盛り上げなど、やらなければならないことがたくさんあります。
会が始まる前には一番はじめに会場入りし、出席表、会費徴収のおつりや、司会進行の流れなどチェックすべきところをチェックしなければなりません。
また、会が始まる直前にでも挨拶する人へ短時間で挨拶をお願いしたり、料理や飲み物にも気を配り、不足がないか、みんなが食事が楽しめているかも確認しましょう。
終わりよければすべてよし
「終わりよければすべてよし」ということで、終わるまで気が抜けないのが幹事の役目と心得ましょう。
細かいことですが、写真なども出来るだけたくさんとっておくのも、幹事の腕の見せ所とも言えます。
まだまだ幹事の役目はあるとは思いますが、経験してみるとさらにいろいろ分かることもあると思いますので、幹事を仰せつかったら臆することなくやってみることです。
先にも言いましたが、会場選びが幹事の腕の見せ所ですので、それを基本にして何度か幹事を務めていると、そのうちには名幹事になれるでしょう。
最初から名幹事の人はいませんから安心して下さい。
